La automatización una poderosa herramienta que garantiza rentabilidad y reduce hasta en un 40% el tiempo destinado a las actividades que requieren mucha mano de obra
A medida que la economía se vuelve cada vez más competitiva y el aumento de los costos laborales sigue afectando a empresas grandes, medianas y pequeñas, los líderes empresariales buscan vías innovadoras de reducir los gastos generales y maximizar la productividad.
En este sentido, la automatización se perfila como una poderosa herramienta para garantizar que las empresas sigan siendo rentables en el contexto actual y reduzcan hasta en un 40% el tiempo destinado a las actividades que requieren mucha mano de obra y que suelen ser costosas, liberando recursos para tareas más importantes. En esta lectura es importante compartirte cómo la automatización puede ayudar a las empresa a reducir costos y al mismo tiempo, aumentar su eficiencia.
Para identificar el momento exacto de cuando se requiere la automatización se puede decir que no existe una respuesta concreta. Afortunadamente, existen señales en la organización para darse cuenta de que este de que la automatización de procesos es necesaria. Si un proceso es complejo, lleva mucho tiempo o requiere que varias personas lo lleven a cabo, la mecanización puede ayudar a ahorrar tiempo y mejorar la precisión.
Por poner un ejemplo, gracias a la implementación de chatbots, el área de ventas puede centrar sus esfuerzos en lograr más ingresos, sin la necesidad de dedicar más del 70% de su tiempo en tareas administrativas como la actualización de hojas de cálculo y la recopilación de información de ventas.
Por ello, al realizar la automatización, es importante tener en cuenta el alcance del problema en cuestión. Esta metodología puede mejorar drásticamente la eficacia y la productividad; sin embargo, esto depende de lo bien que un sistema sea capaz de automatizar en función de la tarea específica. Es decir, debe ser capaz de reconocer fácilmente las metas y objetivos, señalar las áreas problemáticas e identificar las características clave que ayudarán a maximizar la eficiencia.
En cuanto a su empleabilidad con el colaborador, la mecanización debe facilitar a los usuarios la realización de las tareas, al tiempo que está pendiente de no limitar el control o la flexibilidad que puedan poseer. Hablamos de que la automatización necesita una inteligencia adaptativa que pueda comprender cuándo son útiles los enfoques manuales, así como identificar oportunidades en las que sería beneficiosa.
Es importante señalar que las organizaciones deben asegurarse de que su sistema automatizado es seguro para mantener la integridad de los datos y evitar ataques malintencionados o infracciones. Si se tienen en cuenta estas consideraciones a la hora de mecanizar procesos se obtendrán resultados positivos tanto en la velocidad del servicio como en el nivel de calidad.
Ahora bien, se preguntarán, ¿en qué áreas de la organización se puede aplicar la automatización? Depende del giro de la empresa y del sector. Pero en algunas donde se puede aplicarla son:
- Marketing. Un área prácticamente digital en la cual algunas estrategias de mercadeo pueden ser automatizadas para convertir clientes potenciales en clientes fidelizados y aumentar la tasa de retorno de inversión de la empresa. Herramientas como el email marketing, tracking de visitantes (a redes sociales y sitio web) y valoración de leads ya están siendo automatizadas en las organizaciones.
- Contabilidad. Con la entrada en vigor de la versión CFDI 4.0, la emisión de facturas puede suponer un dolor de cabeza, así como el descuido al medio ambiente mediante la expedición de facturas en papel. Sin embargo, mediante la mecanización se elimina la talacha que esto implica, además de evitar errores humanos que cuesten dinero.
- Recursos Humanos. Es conocido que las personas de RH pueden realizar más tareas administrativas que ninguna área; sin embargo, mediante la ayuda de un software pueden automatizar procesos como el control de vacaciones de los colaboradores, los nuevos ingresos, los aniversarios, bonos y compensaciones, entre otros.
Implementar la mecanización de procesos dentro de la empresa no es un paso sencillo; sin embargo, en la era actual se debe pensar en soluciones tecnológicas que simplifiquen los procesos en beneficio de todos. Si se tiene la determinación de implementar esta estrategia se recomienda empezar poco a poco, definir la lógica empresarial y elegir una plataforma de automatización que pueda satisfacer las necesidades de la empresa a corto y mediano plazo.
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